ارزشیابی کار دقیق ترین وسیله برای تشخیص وضعیت کارکنان یک سازمان است. گرچه برای بسیاری از سرپرستان وکارکنان، ارزشیابی غیر منصفانه می تواند به سرخوردگی، ترس و فرصت از دسته رفته منجر شود.
اما اگر ارزشیابی کار، دقیق و همه جانبه انجامگیرد میتواند قابلیتهایکارمندان برتر را افزایش و توان و کیفیت کار کارمندان متوسط را به سطح بالاتری ارتقاء دهد.
افزون بر این، ارزشیابی های دقیق سبب می گردد تا کارکنان ضعیف از عملکرد شغلی خود نگرش واقع بینانه ای به دست آورند، در آنها تحرکی ایجاد شود و به اصلاح و بهبود عملکرد خود اهتمام ورزند.
از این رو، نه تنها داشتن معیار برای ارزشیابی منصفانه برای یک سرپرست مجرب حائز اهمیت است بلکه سرپرست باید بتواند معیارهای ارزشیابی را در عمل به کار گیرد بنابراین، سرپرستان ردههای پایین تر برای تأثیرگذاری مثبت در فرآیند تولید باید پیوسته مهارتهای ارزشیابی خود را بهبود بخشند.
برای مدیرانی که به ارزشیابی کار می پردازند هیچ چیز ناراحت کننده تر از این نیست که احساس کنند موضوعهای مهمی را نادیده گرفته اند یا از نظرشان پنهان مانده است.
از سوی دیگر هنگامی که در روند ارزشیابی، کارمند کارش ناعادلانه ارزیابی شود روحیه اش در هم میشکند .
افزون بر این، ارزشیابی کار, فرآیندی دوجانبه است. برای تحقق این فرآیند و به تبع آن تقویت پیوند بین مدیریت و کارکنان و در نتیجه افزایش بازدهی تولید، کارشناسان علوم مدیریت رعایت چندین نکته را به مدیران و سرپرستان جهت ارزشیابی توصیه می نمایند.
مستند نمودن عملکرد کارمند
مستندسازی عملکرد کارمند به صورت پیوسته مشکل ترین ولی مطمئناً مهمترین گام در بهبود ارزشیابی کار است. اکثر سرپرستان مستندسازی را زمان گیر و بیهوده می دانند، اما نگهداری یک سابقه منظم از رویدادهای مشاهده شده، جهت انجام یک ارزشیابی کامل، منصفانه و سودمند حائز اهمیت است.
نگهداری سابقه کارمندان به صورت نامنظم آن هم درخصوص منفی ترین رویدادها یا علمکردهای برجسته معمولاً کافی نیست.
این کار نه فقط موجب یک سابقه نامتعادل برای اکثر کارکنان می گردد بلکه می تواند پر از نکات ابهام انگیز باشد.
ایجاد بایگانی ویژه عملکرد کارکنان یک وظیفه پر اهمیت است- به خصوص در محیط کار امروزی که برای هر کاری به قانون مراجعه می شود. در بسیاری از موارد مدیران به صورت فزاینده ای به خاطر ارزشیابی های غیر مستند و ارزیابیهای سطحیموردملامت قرار میگیرند.
از این رو، فقط کاری را که کارمند انجام می دهد ثبت کنید نه عقیده خودرا دربارهآن. انتخاب نمونههائی از کارهایکارمند برای ارزشیابی باید بیانگر واقعیت باشند به گونه ای که چنانچه شخص ثالثی سوابق نگهداری شده شما را مورد مطالعه قرار دهد به همان نتایجی برسد که شمارسیدهاید.
نظر کارمند را جویا شوید
قبل از انجام ارزشیابی ازکارمند بخواهید تا فهرستی از کارهایی را که خود مهم می داند برای دوره ارزیابی تهیه کند.
برای سرپرستانی که تعداد زیادی کارمند را ارزیابی می کنند، این کار سودمند است و مدیران گروههای کوچک نیز اطمینان حاصل خواهند کرد که هیچ کار مهمی را نادیده نمی گیرند. اینروش بهکارکنان اجازه میدهد تا آنچه را مهم می دانند ارائه دهند و موجب می شود تا بر نحوه انجام خوب یا بد کارها در طول دوره ارزیابی تمرکز کنند.
سرپرستان باید فهرست تهیه شده را در اکثر موارد به عنوان یک وسیله کنترل مورد استفاده قرار دهند و کلیه کارهای مورد نظرکارمند را در نظر بگیرند.بحثمربوط به کارهای لحاظ نشده در ارزشیابی باید درمصاحبه همراهآن ملحوظ گردد.
رفتارهارا ارزیابی کنید نه شخصیت افراد را
به خاطر داشته باشید که هنگام انجام ارزشیابی، رفتارها را توضیح دهید نه شخصیتها یا نگرشها را، واقعیتهای رفتاری مشخص عینی را ذکر کنید. از اظهارنظرهای ذهنی که مبین ارزیابیشما ازشخصیت کارمند است اجتنابکنید.
نوشتن اینکه کارمند "تنبل و درونگرا است و برای کامل کردن کارهای خود پیوسته به راهنمایی احتیاج دارد" یک ارزیابی رفتاری نیست.
در عوض، سرپرست می تواند بنویسد که "کارمند به موقع کارهای خود را انجام نمی دهد، بدون دویاسه بار یادآوری، گزارش فعالیت خود را تکمیل نمی کند و تا زمان بررسی کار او و تأیید صحت آن، کار را متوقف می کند."
ارزشیابی را خوب بنویسید
مدیرانتوانائیهای نوشتاری متفاوتیدارند. برخیازآنها درنوشتن ارزشیابی چندان مهارت ندارند و بدین موضوع اعتراف می نمایند اما برخی دیگر عدم مهارت خود را نمیپذیرند.
در نتیجه این احتمال وجود دارد که کارکنان متوسط و استثنایی به دلیل ضعف مدیران در تهیه ارزشیابی، تنبیه شوند. از سوی دیگر بسیاری ازکارکنان ضعیف ناعادلانه ارزشیابی خوبی گرفتهاند و به دلیل ضعف نوشتاری مدیران به جنبه های منفی کار خود نیز واقف نگردیدهاند.
سرپرستانی که از مهارتهای نوشتاری خود راضی نیستند یا با ارزشیابیهـای پـر دردسـر سـروکـار دارند، باید از راهنمائیهای سایر مدیران استفاده کنند. از اینرو توصیه میشود پیشنویس ارزشیابی را تهیه نمائیدو به سایر سرپرستان اجازه دهید تا به طور دقیـق آن را بررسـی و اشـکالات آن را مشخص کنند.
سعی کنید در نوشتن زبـان دقیقی را به کار برید و برای نوشتن صحیح ارزشیابی وقت کافی بگذارید.
ادامه دارد